Calculadora de reembolso de gastos: kilometraje, casetas y estacionamiento
Suma el reembolso por kilómetros recorridos en tu auto con casetas, estacionamiento y otros gastos de trabajo para saber cuánto debe devolverte la empresa.
Cómo funciona
Kilometraje = kilómetros × tarifa por km · Reembolso total = kilometraje + casetas + estacionamiento + otros gastos
Cuando usas tu propio auto o pagas de tu bolsa gastos de trabajo, la empresa te los reembolsa. El uso del auto se paga con una tarifa por kilómetro que cubre gasolina, mantenimiento, seguro y desgaste, mientras que las casetas, el estacionamiento y otros gastos directos se devuelven por su costo real, con comprobante. Aquí sumas todo para saber cuánto pedir en tu comprobación de gastos. En muchos países, si están bien documentados, estos reembolsos no se consideran sueldo y no pagan impuestos.
Ejemplo resuelto
Sofía visitó clientes y recorrió 800 km en su auto; su empresa paga $0.42 por kilómetro, así que el kilometraje suma 800 × 0.42 = $336. Además pagó $25 de casetas, $40 de estacionamiento y $60 en otros gastos. Su reembolso total es 336 + 25 + 40 + 60 = $461.
Fuentes: IRS — Standard Mileage Rates
Preguntas frecuentes
¿La tarifa por kilómetro incluye casetas y estacionamiento?
No. La tarifa por kilómetro cubre gasolina, mantenimiento, seguro y depreciación del auto; las casetas y el estacionamiento se reembolsan aparte, por su costo real. Por eso aquí van en renglones separados.
¿El reembolso de gastos paga impuestos?
En general no, siempre que sean gastos del trabajo y los compruebes con facturas o recibos. Un monto fijo sin comprobantes suele tratarse como parte del sueldo y sí causa impuestos; revisa las reglas de tu país.
¿Qué tarifa por kilómetro debo usar?
La que fije tu empresa o la ley de tu país. Como referencia, la tarifa estándar del IRS de EE. UU. para 2024 equivale a unos $0.42 por km ($0.67 por milla); muchas empresas usan un valor parecido al costo real de operar el auto.
¿Qué gastos entran en "otros gastos reembolsables"?
Cualquier gasto directo del viaje de trabajo que tengas que comprobar, como material para el cliente, envíos o transporte público. Las comidas y el hospedaje de viajes largos suelen manejarse como viáticos.
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Estimación educativa de nómina, no es asesoría fiscal, laboral ni legal. Las reglas y tasas cambian según el país y la empresa; confirma con tu área de nómina.