Calculadora de time to fill y time to hire: cuánto tardas en cubrir una vacante
Calcula el tiempo de cobertura de una vacante y el tiempo de contratación con sus fechas clave: duración de cada etapa, embudo de candidatos, costo diario de la vacante y plan.
Cómo funciona
Tiempo de cobertura = fecha de ingreso − fecha de la requisición · Tiempo de contratación = oferta aceptada − postulación del candidato · Aceptación de ofertas = contrataciones ÷ ofertas · Costo de la vacante = tiempo de cobertura × costo diario
El tiempo de cobertura (time to fill) mide todo el hueco que siente el negocio, desde el día en que se aprueba el puesto hasta el día en que alguien empieza a trabajar. El tiempo de contratación (time to hire) aísla la parte que el equipo de reclutamiento controla más directamente: cuánto tiempo pasó el candidato elegido dentro del proceso. La diferencia entre ambos es el tiempo de búsqueda antes de que esa persona se postulara y el preaviso después de aceptar, así que una cobertura lenta con una contratación rápida apunta a problemas de atracción o de aprobaciones, no de entrevistas. Las proporciones del embudo convierten una contratación en un plan de reclutamiento: saber cuántos postulantes, filtros y entrevistas consume cada ingreso te dice cuántas requisiciones abrir y cuánto tiempo de los entrevistadores reservar. Ponerle precio diario a la vacante (producción perdida, horas extra, personal externo, tiempo del jefe) ayuda a justificar puestos preaprobados, bolsas de candidatos permanentes y decisiones más rápidas.
Ejemplo resuelto
Una vacante se publicó el 1 de junio; la persona contratada se postuló el 18 de junio, aceptó la oferta el 20 de julio e ingresó el 17 de agosto. El tiempo de cobertura fue de 77 días y el de contratación de 32, con 17 días de búsqueda y 28 de preaviso. De 85 postulantes salieron 18 filtros telefónicos, 6 entrevistas y 2 ofertas; con un costo de $450 al día, la vacante costó unos 77 × $450 = $34,650.
Preguntas frecuentes
¿Qué fecha inicia el conteo?
Usa siempre el mismo disparador, la aprobación de la requisición o la publicación de la vacante, y aclara cuál. El retraso entre aprobar y publicar también vale la pena medirlo.
¿Por qué el tiempo de contratación mide mejor al reclutador?
Porque excluye el preaviso y la búsqueda previa a la postulación, así que refleja la rapidez del proceso y la experiencia del candidato. Un tiempo de contratación largo es donde se pierden los buenos candidatos.
¿Cómo se calcula el time to fill?
Cuenta los días entre la aprobación o publicación de la vacante y la fecha de ingreso de la persona contratada. Del 1 de junio al 17 de agosto son 77 días.
¿Cuánto tarda normalmente cubrir una vacante?
Entre 30 y 45 días es lo habitual para la mayoría de los puestos, y de 45 a 70 días para perfiles especializados o directivos. Más de 70 días suele indicar cuellos de botella en el proceso.
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Estimación de planeación de personal. Los horarios y metas reales deben regirse por la legislación laboral local, los contratos colectivos y tus propios datos históricos.