Planificador de salas para congresos: sesiones simultáneas, tamaños y horarios
Planea las sesiones simultáneas de tu congreso: cuántas salas y de qué tamaño según asistentes, tracks y popularidad, total de sesiones, cambios de sala, audiovisual y m².
Cómo funciona
En sesión = asistentes × parte en salas · Promedio por track = en sesión ÷ tracks · Sala más grande = sesgo × promedio; las demás se reparten el resto con 15% de holgura · Superficie = lugares × m² por persona (auditorio 0.65, escuela 1.4, medias lunas 1.3) · Sesiones = tracks × bloques × días
Las sesiones simultáneas nunca se reparten parejo: un ponente o un tema atrae dos o tres veces el promedio, mientras que un taller junta a un puñado, y solo unas tres cuartas partes de los asistentes están en alguna sala en un momento dado. Por eso un congreso necesita una sala grande, unas cuantas estándar y una chica, todas con holgura, en lugar de salas idénticas del tamaño promedio; y necesita suficientes tracks y bloques para dar opciones reales sin tantas que las salas se queden medio vacías. El total de sesiones define cuántos ponentes hay que conseguir y el presupuesto de audiovisual; el tiempo entre sesiones, la distancia entre salas y dónde pones el café definen si el programa de verdad corre a tiempo.
Ejemplo resuelto
Un congreso de 600 personas con cinco tracks tiene unas 450 en sesión al mismo tiempo, 90 por sesión en promedio, pero la sesión estrella atrae a 180. Conviene planear salas de 210, 100, 90, 80 y 60 lugares en auditorio (unos 337 m² de salas simultáneas) junto a una plenaria de unos 429 m². Dos días de cuatro bloques dan 40 sesiones por programar, con unas 4.1 horas de contenido al día y descansos de 15 minutos.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos tracks conviene tener?
Una regla práctica es un track por cada 100–150 asistentes, limitado por la cantidad de ponentes de calidad que puedas conseguir; más de 6–8 opciones simultáneas paralizan a la gente y dejan salas vacías.
¿Auditorio o escuela?
El auditorio sienta el doble de personas por metro cuadrado y funciona para charlas de 45 minutos; el montaje escuela (con mesas) hace falta para laptops y talleres; las medias lunas (mesas redondas a medias, mirando al escenario) son el punto intermedio para sesiones con discusión.
¿Cuánto tiempo dejar entre sesiones?
Al menos 15 minutos si las salas están en pisos distintos o tienen más de 150 lugares; con salas vecinas y chicas, 10 minutos pueden bastar.
¿Cómo calculo el tamaño de cada sala?
Multiplica los asistentes por la parte que está en sesión, divide entre los tracks y ajusta por popularidad: con 600 asistentes, 75% en sesión y 5 tracks, el promedio es 90, y la sala principal debe prepararse para el doble más 15% de holgura, unos 210 lugares.
Calculadoras relacionadas
Reglas prácticas de la industria de eventos (MPI, PCMA, convenciones de ventas hoteleras, aforo NFPA 101) para planear; el contrato del salón, el aforo oficial autorizado y los proveedores de banquetes y audiovisual dan las cifras definitivas.