Calculadora de asistencia a eventos: pronóstico de registros y ausencias

Cómo funciona

Registros finales = registros actuales ÷ porcentaje de la curva que ya llegó · dentro de 21 días: porcentaje = (1 − T) + T × (21 − días) ÷ 21 (T = parte tardía); entre el día 60 y el 21 sube en línea recta de 50% a 100% de (1 − T) · asistencia = registros finales × (1 − tasa de ausencia) · límite de la sede = capacidad ÷ (1 − tasa de ausencia) · garantía = asistencia × % de garantía (redondeada hacia arriba) · ingresos = registros finales × precio promedio

Los registros a la mayoría de los eventos siguen una curva reconocible: un arranque fuerte al abrir la venta y en las fechas de preventa, una etapa tranquila y una avalancha en las últimas tres semanas. La calculadora supone que esa avalancha es cerca del 30% del total en un congreso de pago típico, cerca del 65% en un evento gratuito o comunitario y el 15% en uno que se agota pronto, y que el resto llega de forma pareja, la mitad antes de los 60 días y la otra mitad entre los 60 y los 21 días. Estos porcentajes reproducen datos publicados de check-in de más de mil eventos (PheedLoop): cerca del 38% de los registros de eventos de pago y el 69% de los gratuitos llegan en los últimos 30 días. Al dividir los registros de hoy entre el porcentaje que ya debería haber llegado se obtiene el pronóstico de registros finales. Si tienes eventos anteriores, escribe tu propio porcentaje: es mejor que cualquier curva genérica. No todos los registrados llegan. Como regla práctica, los eventos gratuitos pierden entre 35 y 50%, los de bajo costo 15–25%, los congresos de pago 8–15% y los eventos por invitación con viaje 3–8%; también puedes escribir tu propia tasa. La tasa de ausencia permite aceptar más registros que lugares (capacidad ÷ tasa de asistencia) y vuelve la garantía del banquete una decisión de criterio: los banqueteros suelen preparar 3–5% más de lo garantizado, así que garantizar cerca del 95% de la asistencia esperada evita pagar platos vacíos. Los ingresos cuentan todos los registros pagados, incluidas las ausencias.

Ejemplo resuelto

A 21 días de su congreso, Andrés tiene 320 registros pagados. Con una curva típica ya debería haber llegado el 70%, así que el pronóstico es 320 ÷ 0.70 = 457 registros finales, 137 por llegar (unos 46 por semana). Con una tasa de ausencia de 8–15% (11.5% central) asistirán entre 389 y 421 personas, 405 esperadas. Una sede para 450 admite 450 ÷ 0.885 = 508 registros con la tasa esperada, o 489 para ir a la segura si solo falta el 8%. Al banquetero le garantiza 405 × 95% = 385 personas tres días antes ($32,725 a $85 por persona). Los ingresos por boletos rondan 457 × $295 = $134,857, de los que faltan $40,457 por cobrar.

Fuentes: Eventbrite: ticket pricing strategies and attendance · PheedLoop Event Data Lab #05: no-show rates from 1,070 events (free vs paid, by size) · PheedLoop Event Data Lab #09: when registrations arrive and late-registrant no-shows · Nunify: event attendance-rate benchmarks (free vs paid, webinars)

Preguntas frecuentes